個人塾・中小塾の業務効率化でよくある「ICT導入の失敗」

教育現場におけるICT導入は、コロナ禍を機に一気に加速し、塾向けのICTツールも年々増えています。
しかし、その種類の多さゆえに「どれが自分の塾に合うのかわからない」と感じるケースも少なくありません。

その結果、機能が複雑なツールを選んでしまい、次のような状況が起こることがあります。

• 操作が複雑で使いこなせない

• 塾のやり方と合わない

• これまで培ってきた塾のノウハウが活かせない

• 結局ほとんど使わなくなる

また、高額な多機能ツールを導入したものの一部の機能しか活用できず、結果として中小塾にとってはオーバースペックになってしまうケースもあります。

中小塾の業務効率化は「全部ICT化」を目指さない

ICTツールは便利ですが、必ずしも「すべてをシステム化すること」が最適とは限りません。

例えば大手塾の場合は、カリキュラムが統一されていたり、運営体制が整っていたりするため、画一的なシステムを一括導入することで大きなメリットが出ることがあります。

一方で、中小塾は状況が少し異なります。

中小塾では、先生の裁量が大きく、授業の進め方や教材の使い方も生徒の状況に応じて柔軟に決められる傾向にあります。その自由度の高さこそが、中小塾の強みでもあります。

そのため、すべての業務を一つのシステムにまとめるよりも、

• テスト作成

• 出席管理

• 連絡手段

など、今生じている課題に対し、それをピンポイントで解決できるツールをしっかりと選ぶ方が合理的である場合が多いです。

このような単機能ツールであれば、

• 導入準備に時間がかからない

• 操作がシンプル

• 費用負担が小さい

といったメリットもあります。

また、万が一合わなかった場合でも、導入コストや撤退コストが小さいためリスクを抑えることができます。

「作業」を省いても「本質的な指導」は変えない

先述の通り、中小塾では、それぞれの先生の指導方針や教育スタイルそのものが、塾の特徴であり強みであることが多いです。

そのため、本質的な指導に関わる部分までシステムに任せてしまうと、大切な塾の個性が失われてしまう可能性もあります。

そこで、「作業」と「本質的な指導」を分けて考えることが大切です。

生徒とのコミュニケーション、教材の選び方、授業の進め方など、教育の核となる部分は、これまで通り先生が主体となって決めるのが良いでしょう。

一方で、

• テスト作成

• 採点

• 出席管理

• 事務作業

といった作業の部分は、ツールによって効率化できる場合があります。

「本質的な指導は先生が行い、作業はツールに任せる」という役割分担が、中小塾にとって無理なく、効果的な業務効率化につながります。

ツールによる業務効率化の複数のアプローチ

中小塾の業務効率化に役立つツールは数多く提供されています。

• 保護者連絡を効率化する連絡ツール

• 出席管理を簡単にする管理ツール

• 成績管理を自動化するシステム

など、効率化できる業務の種類もさまざまです。

こうしたツールを活用することで、事務作業の負担を減らすことができ、さらには生徒や保護者満足度の向上や他塾との差別化にもつながります。

一方で、満足度の向上や差別化に加えて、塾の本来の目的である教育効果も向上するような業務効率化を推進するという考え方もあります。

その一つの例が確認テストです。

指導の充実と業務効率化の両方につながる確認テスト

確認テストは、生徒の理解度を把握するうえでとても有効な方法です。

こまめに確認テストを行うことで、生徒の理解度をリアルタイムで把握し、理解度に応じたフォローや声かけをおこなうことで、最適な指導をおこなうことが可能になります。

一方で、確認テストのこまめな実施には膨大な手間がかかります。

例えば、

• 問題の選定

• レイアウトの作成

• 印刷

• 配布

• 採点

など、時間も手間もかかってしまい、こまめに実施することは容易ではありません。

そのため、重要だと分かっていても十分に実施できていないケースもあります。

こうした作業を効率化できれば、指導の充実と業務効率化の両方を実現することができます。

確認テストの実施を効率化できる「Dr.okke」

こうした確認テストの実施を効率化する方法の一つが、テスト作成ツールの活用です。テスト作成ツールDr.okke は、単元・難易度・問題数を選ぶだけで、テストを作成できる、テスト作成に特化したツールです。

問題は厳選されたオリジナル問題から出題されるため、問題選定の手間をかけずに良質なテストを配信することできます。

さらに、

• 自動採点

• 成績データの自動蓄積

にも対応しており、採点や成績管理の手間も減らしながら生徒の実力推移を俯瞰することが可能です。

また、あえて「先生がテストを配信する」という設計にしているため、教育の主導権は先生が持ったまま、今の授業スタイルを変えずに導入することができます。

まとめ｜中小塾のICT導入はピンポイントでスモールスタートがおすすめ

中小塾のICT導入は、大規模なシステムを一度に導入するような大改革である必要はありません。むしろ、日々の業務の中で負担の大きい作業・改善しやすい作業を一つずつ効率化していく方が現実的です。

これまでの指導方針をそのままに、ツールを右腕として活用するようなICTを活用の仕方が、中小塾にとって効果的で無理のない業務効率化につながります。

まずは、「作業の削減」と「指導の質の向上」を同時に実現できる業務から、スモールスタートで見直してみませんか。

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