この記事は学習塾の先生・講師の方に向けたお役立ち記事です。

貴塾では成績管理をMicrosoft Excel（エクセル）でやっていませんか？エクセルはたしかに便利なツールですが、生徒数や使用する先生が増えるほど管理が煩雑になりがちです。

本記事では、エクセルを使った成績管理の効率化と、より誰にでも使用しやすい成績管理システムをご紹介します。

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エクセルでの成績管理について

エクセルでの成績管理のメリット

• 導入が容易でコストが安い

• レイアウトや関数などカスタマイズ性が高い

• VBAが扱えれば業務の自動化も可能

引用：Microsoft Excel HPより

エクセルは、多くの塾でも成績管理等に利用されているツールです。その最大のメリットは、導入の容易さとコストの低さでしょう。

多くの人がすでにエクセルの基本的な操作を習得していることも多く、新たに高価な専用システムを導入する必要がないため、初期投資を抑えられます。また、エクセルは表計算ソフトとして非常に多機能であり、基本的な成績データの入力、集計、グラフ作成なども行うことができます。 

さらに、カスタマイズ性の高さも魅力のひとつです。塾の規模や運営方法に合わせて、自由にレイアウトや関数を調整し、独自の成績管理シートを作成できます。例えば、生徒名簿、科目別成績、出欠記録などを一元的に管理するシートを作成したり、特定の条件に合致する生徒を自動的に抽出したりすることも可能です。

また、少し高度ではありますが、VBA（Visual Basic for Applications）というプログラミング言語を活用し、エクセルのマクロを組むことで、多くの定型業務を自動化することもできます。 

このように、エクセルは手軽に始められ、十分な技術があれば柔軟な対応も可能なため、小規模な塾や、まだシステム化に踏み切れない塾にとっては非常に有用なツールと言えるでしょう。しかし、一方で、エクセルにはいくつかの課題も存在します。

エクセルでの成績管理のデメリット

• 手作業なのでヒューマンエラーやミスが発生しやすい

• 複数人での同時作業に不向き

• 個人情報のセキュリティ管理の注意が必要

エクセルは確かに便利なツールですが、生徒数や使用する先生が増加するにつれて、その限界が見えてきます。

まず、データ入力の手間が増大し、それに伴ってヒューマンエラーによるミスも発生しやすくなります。生徒一人ひとりの成績を科目ごとに入力していく作業は、非常に多くの時間と労力を要します。

また、複数人で同時にアクセスして編集することが難しいため、情報の更新や共有がスムーズに行えないという課題もあります。例えば、複数の講師がそれぞれ担当する生徒の成績を入力する場合、データの統合や更新に手間がかかり、最新の情報が正しく共有されなかったり、共有されるまでに時間がかかったりすることがあります。Microsoft 365というサブスクリプションサービスを契約すると、エクセルを共同編集することも可能になりますが、買い切りではないため継続的に料金がかかります。

さらに、セキュリティ面でも注意が必要です。エクセルファイルはパスワードで保護できますが、塾内の先生達がエクセルを使用できる状態を保ちつつ高度なセキュリティ対策を施すことは難しく、情報漏洩のリスクも考慮する必要があります。特に、生徒の個人情報や成績データは厳重に管理する必要があるため、セキュリティ対策は重要な課題となります。

これらのデメリットを考慮すると、生徒数や使用する先生が増加し、多くの講師による成績管理が求められる場合には、エクセルだけでは対応しきれない場面が出てくるでしょう。そのため、塾向けのシステムとの連携や、より専門的な成績管理システムの導入を検討する必要が出てきます。

VLOOKUP関数を活用した効率化

エクセルには、プログラミングを組まずに直感的に使える様々な関数が搭載されており、それらを活用することで成績管理を効率化できます。中でも、VLOOKUP関数は非常に便利な関数の一つです。VLOOKUP関数を使うことで、生徒IDをもとに、生徒の名前や所属クラス、過去の成績などを自動的に抽出することができます。

引用：【進路指導先生必見！】エクセルで成績管理｜点数を自動で転記・集計・判定まで～VLOOKUP

例えば、データベースを作成する際に、生徒IDを入力することで自動的に生徒の名前が表示されるように設定しておけば、工数や入力ミスを減らすことができます。また、過去の成績データから、VLOOKUP関数を使って参照することで、生徒の成績推移を確認することも可能です。データに変更があった場合には、元のデータだけ修正すれば、全てのデータに自動で反映されるのも嬉しいポイントです。

引用：【進路指導先生必見！】エクセルで成績管理｜点数を自動で転記・集計・判定まで～VLOOKUP

VLOOKUP関数は、複数のシートに分散しているデータを効率的に管理するのに役立ちます。生徒数や使用する先生が多い場合や、管理するデータ項目が多い場合には、VLOOKUP関数を積極的に活用することで、データ入力や集計作業にかかる時間を大幅に短縮できます。 

ただし、VLOOKUP関数を使用する際には、参照元のデータが正確であることが重要です。参照元のデータに誤りがあると、VLOOKUP関数の結果も誤ったものになってしまうため、注意が必要です。また、エクセルに対して詳しくない人が使用した際に誤って関数を消してしまうことも起きえます。

※ ちなみに上級編として、INDEX関数とMATCH関数を組み合わせる技もあります。VLOOKUP関数では、指定した範囲の左端でしか探すことができないのですが、INDEX関数とMATCH関数を組み合わせることで、より自由にデータを探せるようになります。気になる方は調べてみてください！

塾向けの成績管理システムを導入する

上記のようにエクセルでの管理はメリットがある一方で、複数の課題もあります。

塾での膨大な作業に追われる先生方にとって、エクセルを活用するのではなく、塾運営において必要な作業を簡易にできる成績管理システムを導入することで作業負荷が大きく軽減しミスも減る可能性があります！

塾向けの成績管理システムとは？

塾向けの成績管理システムを導入することで、生徒の情報を一元的に管理し、成績管理、得意・不得意分野の見える化などができ、生徒の成績をより正確に把握し、指導を効果的に行えるようになります。近年、様々な種類の塾向けシステムが登場しており、それぞれのシステムが独自の機能や特徴を持っています。

システムを導入することで、これまでエクセルや手作業で行っていた煩雑な作業を自動化し、業務効率を大幅に向上させることができます。また、データの一元管理により、情報の共有や分析が容易になり、生徒の学習状況を把握しやすくなります。

成績管理に使えるシステムには、Dr.okke、ExGrow、Comiruなど、様々な種類があります。それぞれのシステムによって、機能や価格、使いやすさなどが異なるため、自塾の規模やニーズに合わせて最適なシステムを選ぶことが重要です。

システム導入のメリット

• データの一元管理が可能で、情報の管理が効率化する

• 入力作業が自動化され、業務効率が上がる

• 手作業による入力ミスが減る

• エクセルの設定に必要な細やかな作業がなくなることで、本来すべき業務に集中できる

システムを導入することで、エクセルだけでは実現できないさまざまなメリットが得られます。まず、データの一元管理が可能になり、生徒の情報を効率的に管理できます。生徒の成績、授業の進捗、テストの回答状況などを一箇所に集約し、どんな先生が指導していても、同じ場所に同じ形式のデータが集まるようにすることで、情報の検索や更新が容易になります。 

また、入力作業の自動化により、業務効率が大幅に向上します。例えばシステムによっては、テストの自動採点後に、そのまま自動的に成績データが集計されるといった機能があります。これにより、手作業による入力ミスを減らし、時間と労力を節約できます。 また、せっかく入力したセルを誤って消してしまうといったミスも無くすことができます。

さらに、管理用のシステムを導入することによって、関数の設定やシートの設計・更新、シート上でエラーが起きた場合の対応などの煩雑な作業から解放され、生徒の成績向上につながる授業やテスト問題の作成、保護者との面談といった本来注力すべき業務に時間を割くことができます。

効率的な運営を実現し、より質の高い教育を生徒に提供するためにも、必要に応じてエクセルだけではなく専用システムの導入を検討するべきでしょう。

おすすめの塾向け成績管理システム紹介

1.Dr.okke

Dr.okkeは1分でテストが作れる、塾向けの学習ツールです。累計テスト受験数は80,000件を突破しており、個別指導や学習管理型の塾から集団授業の塾まで、全国のさまざまな塾で導入されております。

生徒一人ひとりに合ったテストを簡単に作成・配信することができ、自動で採点と集計もされます。エクセルでややこしい関数を組んだり、塾内での運用を細かく決めたりせずに、誰でも簡単に成績を管理できるようになります。

また、テスト作成ツールとして扱いやすいのも大きな特徴です。塾のカリキュラムを変える必要がなく、あらゆる授業や参考書学習と併用しながら、生徒の定着度をチェックでき、成績向上を実現できます。先生と生徒の使いやすさをとことん追求し、テストの結果や進捗もデータで一元管理できるため、面倒な小テスト作成から結果の管理までがグッと楽になります。

2.ExGrow

引用：ExGrow HPより

ExGrowは、成績管理だけでなく、生徒の学習状況の把握や進捗管理にも役立つシステムです。生徒一人ひとりの学習プランを作成し、進捗状況を可視化することで、生徒のモチベーション向上を支援します。また、詳細な分析機能により、生徒の得意科目や苦手科目を把握し、個別の指導に役立てることができます。

3.Comiru

引用：Comiru HPより

Comiruは、塾の運営に特化した管理システムです。生徒・会員管理から講師・クラス・講座管理、会計処理まで一元化し、業務効率を向上させることができます。

まとめ

エクセルは手軽に始められる便利なツールですが、生徒数や使用する先生が増えるほど限界が見えてきます。塾向けのシステムと連携・使い分けをすることで、より効率的で正確な成績管理が可能になります。自塾の規模や課題に合わせて、最適な方法を選びましょう。

成績管理システムの導入には、初期費用やランニングコストもかかりますが、長期的に見れば、人件費の削減により、コストを十分に回収できることも多いでしょう。例えば、システムに月額2,000円かかったとして、それに対して、時給1,200円の講師の作業時間が毎週30分削減できるのであれば、コストは回収できることになります。また、システムの導入は、保護者とのコミュニケーションを円滑にし、塾の信頼度を高めることにも繋がり、入塾率の増加や退塾率の減少といったプラスの効果ももたらす点も意識してみましょう。

必要に応じてエクセルとシステムを組み合わせることで、塾の成績管理を最適化し、生徒の学力向上に貢献することができます。ぜひ、自塾に合った最適な方法を見つけて、実践してみてください。

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