そもそも稟議書・決裁書とは？（塾での役割）

稟議とは、簡単に言えば

現場から決裁者へ経営判断を仰ぐプロセス

です。

たとえば、塾では

• ICTツール導入

• 新しい教材導入

• 教室設備投資

などの際に稟議が必要になるケースがあります。

会社や塾によって「稟議書」、「決裁書」、「上申資料」など呼び方はさまざまで、そもそも中小塾では稟議というプロセス自体が存在していないこともありますが、説得力のある資料があることは非常に重要です。

論理的な資料があることで

• 導入の必要性

• 教育効果

• 費用対効果

を説明しやすくなり、自分の主張を通しやすくすることができます。

ツールの導入など、現場では必要性を感じつつも、まだ必要性を感じていない塾長に、一から導入を提案して納得してもらえるほどの論理の後ろ盾がない...。といった場合でも、下記の項目に従って事前に考えを整理しておくことで、自信を持って提案をおこなうことが可能になります。

塾ツール導入の稟議でチェックされる3つのポイント

塾でツール導入の稟議を通す際、決裁者が特に確認するのは次の3点です。1点ずつ詳しく解説していきます。

教育効果

最も重要なのは教育効果です。塾の本質は教育であることは、稟議資料においても変わりません。そのため、生徒の成績向上・理解度の向上など、導入によってどのような教育的メリットがあるのかを説明する必要があります。

費用

次に重要なのが費用です。ツール導入には当然コストが発生します。

決裁者は、そのコストを「今」かけることができるのか・コストに見合った回収ができるのかを考慮し、経営判断を行います。

運用

3つ目が運用面です。

ツールを導入すれば、教育的メリットはもちろん、現場の先生の実務負担が軽くなることもあります。採点や記録といった業務を人力でおこなっていた場合、ツール導入によって自動化でき、先生の実務負担が減る場合も多々あるでしょう。一方で、確かに使いこなせれば実務負担は減るものの、先生たちへの研修が必要だったり、全員が使いこなせるようサポートするための仕組みを考えたりと、「見えない導入コスト」が発生する可能性も考えるべきです。

ツールを入れることで、運用面で何が楽になり、導入段階・運用段階においてどんなコストがかかるのか。これも決裁者が確認したいポイントなので、きっちりと書く必要があります。教育効果の理想論だけではなく、実際にそれを運用し切れるかどうか、という観点も重視しましょう。

塾ツール導入における稟議書の作り方（構成例）

稟議資料は、以下の構成で作成すると説得力が高まります。

背景

まず、導入を検討するに至った背景です。

例えば

• 塾業界の環境変化

• 生徒・保護者のニーズの変化

など、導入を検討するに至った背景が必ずなにかあるはずです。マクロ視点での背景説明から始めると、話を理解しやすいです。

課題

次に、背景を受けた現場でのより具体的な課題の提示をおこないます。

例えば

• 確認テスト作成の負担

• 講師不足による講師ごとの指導のばらつき

• 成績データの活用不足

• 最低賃金の上昇・労働環境是正によって膨らむ人件費

など、今すでに現場で生じている課題を、具体的に背景とつながる形で整理します。

解決

続いて、その課題をツールによってどう解決できるのかを書きます。

ここでは

• どのような仕組みで解決するのか

• なぜそのツールなのか

• なぜ今なのか

という「導入の必然性」を示すことが重要です。なぜそのツールなのかを示す際には、似たツールとの比較なども有効となるでしょう。

投資対効果（ROI）

最後に投資対効果です。

ここがあるかどうかで、稟議の通りやすさは大きく変わります。

例えば

• 講師の業務時間削減

• 入塾率向上

• 継続率向上

などの効果を整理し、それらによる利益面でのメリットがどの程度になるのか、可能な限り具体的な数字として試算し、費用と比較します。

費用回収の見込みが具体的に示されることで、決裁者は安心して判断することができます。

塾におけるツール導入時の稟議資料テンプレート

ここまで紹介した構成をまとめた塾ICTツール導入の稟議資料テンプレート（フォーマット）を配布中です。

この資料では、テスト作成ツール「Dr.okke」の導入をサンプルとし、

• 背景

  • 塾に求められる価値の変化

• 課題

  • 背景を受けた、アウトプット型学習における運用上の課題

• ツール（Dr.okke）導入の必然性

• 投資回収試算

など、上で説明した項目に沿って、塾でのツール導入において必要となる項目を具体的に整理・説明しています。

Googleスライド形式で配布しているため、Googleスライド・パワーポイント形式でダウンロードのうえ、塾の状況に合わせて数字や内容を編集し、そのまま社内稟議資料としてご利用いただけます。

👉 フォーマットはこちら

今回のフォーマットで題材にしている「Dr.okke」とは

今回配布している稟議資料フォーマットは、テスト作成ツール 「Dr.okke」 の導入検討をサンプルに作成しています。

Dr.okkeは、出題範囲・難易度・問題数を選ぶだけで、1分で簡単に確認テストの作成ができるツールです。

塾において、生徒の理解度をリアルタイムに把握し、適切な声かけやフォローをおこなうことはとても重要で、そのためにはこまめに確認テストをおこない、理解度を見える化することが効果的です。

しかし、確認テストの実施には「問題選定（作成）・印刷・採点・返却」まで、かなり手間がかかり、頻繁におこなうことは現実的ではありません。

そこで、Dr.okkeなら、生徒一人ひとりに合わせた確認テストを1分で作成できるため、生徒の理解度チェック〜適切なフォローといった理想的なサイクルをまわすことが可能になります。

塾を取り巻く環境が変化する中で、確認テスト運用の効率化や、指導の仕組み化をご検討中の場合は、ぜひフォーマットとあわせてDr.okkeの詳細もご覧ください。

👉 Dr.okkeの詳細はこちら